W jaki sposób ustala się termin urlopu wypoczynkowego?

Podstawa prawna

Regulacja dotycząca pracowniczych urlopów wypoczynkowych została zawarta w artykułach od 152 do 173 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Prawo do urlopu wypoczynkowego

Prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego jest jednym z jego podstawowych uprawnień. Urlop wypoczynkowy jest coroczną, nieprzerwaną i płatną przerwą w wykonywaniu pracy. Ma on na celu zapewnienie odpoczynku, a w konsekwencji ochronę zdrowia pracownika. Prawa do urlopu wypoczynkowego nie można się zrzec.

Co do zasady urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany w całym przysługującym pracownikowi wymiarze, jednakże na wniosek pracownika może zostać podzielony i wykorzystany w częściach (co najmniej jedna część powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych).  Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów.

Plan urlopów

Zgodnie z art. 163 kodeksu pracy plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca nie jest związany wnioskami pracowników, lecz decyzja o udzieleniu urlopu nie może być dowolna i dokonana wbrew woli pracownika.

Plan urlopów powinien zostać sporządzony w takim terminie, aby pracownicy mieli możliwość się z nim zapoznać. Kodeks pracy nie precyzuje, na jaki okres pracodawca powinien zaplanować korzystanie z urlopów wypoczynkowych przez pracowników. Może to być plan roczny lub obejmujący np. kwartał czy półrocze. Pożądane byłoby, gdyby zawierał on wszystkie przewidywane w danym okresie urlopy. Te informacje podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Jeśli nie udzielono urlopu zgodnie z planem, to pracownik nie traci do niego prawa. Pracodawca ma obowiązek udzielenia go w innym terminie, najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego na wniosek pracownika

Co zrobić w sytuacji, gdy urlop został już zaplanowany i uzgodniony, lecz okazało się, że zakupiona wycieczka na Wyspy Karaibskie odbędzie się 10 sierpnia, a nie 10 lipca? Istnieje wówczas możliwość złożenia umotywowanego wniosku o przesunięcie terminu urlopu. Kodeks pracy nie wymienia, z jakiego rodzaju sytuacjami wiąże się to uprawnienie, ale wnioskuje się, że będzie to szczególna sytuacja osobista lub rodzinna pracownika, uniemożliwiająca wykorzystanie urlopu w zaplanowanym terminie. Pracodawca oceni, czy podana przyczyna jest istotnie ważna, czy uzasadnia przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego. Warto nadmienić, że pracodawca nie jest zobowiązany do wyrażenia zgody na przesunięcie terminu urlopu.

Przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy

Wyjątkową sytuacją jest przesunięcie terminu urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Są to na przykład sytuacje, gdy pracownik jest jedyną osobą, która potrafi naprawić specjalistyczny sprzęt lub otrzymano pilne zlecenie, które z racji swoich kompetencji może wykonać tylko dany pracownik.

Obligatoryjne przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego

Jeśli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, to w takim przypadku pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop na termin późniejszy. Powodami wymienionymi w art. 165 kodeksu pracy są:

  1. czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
  2. odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
  3. powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy i
  4. urlop macierzyński.

W art. 165 kodeksu pracy przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy, a zarazem zobowiązujące pracodawcę do przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego, zostały wymienione w sposób przykładowy. I dlatego bierze się pod uwagę także inne usprawiedliwione, niezależne od pracownika przyczyny, które uniemożliwiły wykorzystanie urlopu. Wszystko zależy od konkretnej sytuacji.

Nowy termin urlopu wypoczynkowego powinien zostać uzgodniony z pracownikiem. Pracownik musi wykorzystać urlop wypoczynkowy najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

Pracodawca nie ustala planu urlopów:

  1. jeżeli  funkcjonująca u niego organizacja związkowa wyraziła na to zgodę lub
  2. wtedy, gdy nie działa u niego organizacja związkowa.

Jeżeli plan urlopów nie jest ustalany, pracodawca termin urlopu uzgadnia indywidualnie z danym pracownikiem.

Urlop na żądanie

W kodeksie pracy przewidziano uprawnienie do 4 dni urlopu na żądanie, w terminie wskazanym przez pracownika.

 



opracowanie: Łukasz Grochowski (24.11.2012) Kierunek: prawo, rok studiów: IV, zainteresowania naukowe: prawo konstytucyjne i prawo pracy.
opieka merytoryczna: dr Marzena Szabłowska